Vorstand und Aufsichtsrat der POLIS Immobilien AG mit Sitz in Berlin geben nach pflichtgemäßer Prüfung die folgende Entsprechenserklärung nach § 161 AktG ab:
Vorstand und Aufsichtsrat der Gesellschaft identifizieren sich mit den Zielen der Empfehlungen der "Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex" eine verantwortungsvolle, transparente und auf nachhaltige Steigerung des Unternehmenswertes gerichtete Unternehmensführung und -kontrolle zu fördern. Die POLIS Immobilien AG hat den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 14. Juni 2007 bis zum 8. August 2008 mit den nachfolgend unter 1. und 2. aufgeführten Ausnahmen entsprochen. Die POLIS Immobilien AG hat den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 6. Juni 2008 seit dem 9. August 2008 mit den nachfolgend unter l. bis 5. aufgeführten Ausnahmen entsprochen und wird ihnen auch künftig insoweit entsprechen:
1. Im Hinblick auf die überschaubare Größe des sechsköpfigen Aufsichtsrats und im Interesse einer vertrauensvollen und effizienten Aufgabenumsetzung verzichtet der Aufsichtsrat auf die Bildung eines Nominierungsausschusses (Kodex Ziffer 5.3.3) und eines Prüfungsausschusses (Kodex Ziffer 5.3.2).
2. Die Gesellschaft verzichtet auf eine Regelung, wonach das Vorliegen eines wesentlichen und nicht nur vorübergehenden Interessenkonflikts in der Person eines Aufsichtsratsmitglieds zur Beendigung des Mandats führt (Kodex Ziffer 5.5.3.). Vorstand und Aufsichtsrat streben angesichts der Unbestimmtheit der Regelung an, bei etwaigen Interessenkonflikten eine der jeweiligen Situation angemessene individuelle Lösung zu finden, durch welche die Unabhängigkeit des Aufsichtsrats gewährleistet bleiben soll.
3. Der vom Aufsichtsrat gebildete Personalausschuss beschließt im Interesse einer zügigen und effizienten Entscheidungsfindung abschließend über die Vorstandsverträge. Das Aufsichtsratsplenum berät über die Struktur des Vergütungssystems und überprüft dieses regelmäßig, das Plenum beschließt aber nicht über das Vergütungssystem für den Vorstand einschließlich der wesentlichen Vertragselemente (Kodex Ziffer 4.2.2.).
4. Die Empfehlung zum Abfindungs-Cap (Kodex Ziffer 4.2.3.) ist aufgrund der kurzen Restlaufzeit der gegenwärtigen Vorstandsverträge nicht relevant und wird bei deren Erneuerung oder dem Neuabschluss von Vorstandsverträgen umgesetzt. Die Vorstandsverträge enthalten keine Zusagen für Leistungen aus Anlass der vorzeitigen Beendigung der Vorstandstätigkeit aus Anlass eines Kontrollwechsels.
5. Im Interesse einer zügigen Veröffentlichung der Quartals- und Halbjahresfinanzberichte verzichtet der Aufsichtsrat auf deren Erörterung in einer Präsenzversammlung vor deren Veröffentlichung (Kodex Ziffer 7.1.2).
Berlin, den 03. März 2009
Vorstand und Aufsichtsrat der POLIS Immobilien AG
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